É necessário seguir as orientações do Guia Para Cadastramento De Ação De Extensão.

A solicitação de substituição deve ser enviada através de despacho inserido no processo da ação via SIPAC. O coordenador(a) a ser substituído deve ser certificado antes da solicitação.

As solicitações de reoferta de curso devem ser realizadas a partir do envio do Formulário de Reoferta de Cursos via SIPAC.

As atualizações deverão ser enviadas através do processo da ação via SIPAC. Em caso de prorrogação do período de vigência, deve ser inserido no processo o formulário de cadastro atualizado. Para encerramentos, deve ser enviado o relatório de execução final da ação.

Os relatórios finais devem ser encaminhados em até no máximo 30 (trinta) dias após a data de encerramento das atividades da ação.

Os relatórios parciais têm periodicidade anual e devem ser encaminhados no período entre 01 de Novembro a 15 de dezembro de cada ano.

De acordo com o Ofício nº 51/2023

Anexo I de Prestação de Contas das ações para as quais foram destinados e aplicados recursos financeiros;

Os comprovantes e registros da realização de atividades que envolveram o público-alvo e os estudantes participantes, por exemplo: listas de presença dos participantes de atividades, registros fotográficos da execução de atividades, fichas de atendimento ou acompanhamento, instrumentos de avaliação, declarações, questionários, pautas, atas, publicações em jornais ou outras mídias ou outras formas de comprovação documental

É necessário que a ação esteja institucionalizada e/ou com o período de vigência atualizado no Sistema de Certificados e Registros - SRC de acordo com o período de duração do edital, para que as bolsas sejam pagas.

Os dados dos bolsistas selecionados devem ser inseridos pelo gestor de extensão do Campus no formulário eletrônico de folha de pagamento.

Manual de preenchimento

É realizado pelo Sistema de Chamados do Ifes (https://suporte.ifes.edu.br/ti/). Ao abrir o chamado utilize a categoria "Suporte à Sistemas" e mencione no título que o chamado se refere ao SRC.

O cadastro de atividades no Sistema de Registro e Emissão de Certificados (SRC) deverá ser solicitado somente através do processo da ação via SIPAC. A planilha deve ser inserida no processo em formato editável (ods).

Caso o participante ainda não possua cadastro no sistema, ao incluir os participantes para a certificação, o mesmo é cadastrado automaticamente. Essa ação deve ser executada pelo Coordenador da ação.

Segue em anexo um breve passo a passo.

Segue abaixo o tutorial completo seguindo todos os passos para emitir um certificado via SRC.

Tutorial

Esta é uma nova funcionalidade implementada recentemente, nela você pode baixar os certificados das ações já certificadas.

Utilizando o modo de importar CSV você pode cadastrar uma grande massa de alunos sem muito esforço.
Tutorial
Segue abaixo um exemplo de planilha que você pode usar de exemplo para montar seu arquivo CSV.
Planilha de exemplo

Baixe a planilha abaixo e preencha com os dados solicitados. Em seguida entre em : https://ti.suporte.ifes.edu.br/ e abra um chamado na categoria suporte ao sistema, não esqueça de pôr no título endereçando o chamado para o SRC.
Planilha

Caso tenha alguma informação errada da pessoa, o sistema retorna essa mensagem de erro. É necessário entrar em contato com o suporte para analisar os dados que estão cadastrados.

É necessário fazer a solicitação, com antecedência, através do Sistema de Chamados do Ifes (https://suporte.ifes.edu.br/ti/).

Os servidores não são cadastrados automaticamente, é necessário solicitar o cadastro ao suporte informando os seguintes dados: Nome, data de nascimento, CPF, SIAPE, e-mail institucional, cargo e Campus onde atua.

Servidores são cadastrados somente com  e-mails institucionais.

Não é possível excluir um certificado já emitido, é possível apenas invalidar o certificado. Caso seja necessária alteração de dados, entrar em contato com o suporte para atendimento.
Orienta-se prestar atenção na inserção dos dados para que a certificação seja realizada corretamente.

Não. O sistema conta com três opções de modelos de texto para certificação, não sendo possível a personalização do mesmo.

Veja no tutorial como cadastrar o conteúdo programático de uma atividade no SRC.

De acordo com o parecer jurídico, contido no processo: 23153.001608/2024-99, o professor substituto pode participar de equipe executora de ação de extensão. A Proex orienta que seja observado para que o período de execução da ação esteja contido no período de contratação do professor substituto ou que, caso contrário, algum servidor efetivo assuma a coordenação adjunta da ação.

O registro fotográfico é uma das formas de comprovar a execução de uma ação de extensão, porém devem-se tomar certas medidas de proteção da privacidade dos participantes. Pensando nisso, a Pró-reitoria de Extensão publicou orientações que podem ser encontradas aqui.

O formulário eletrônico para cadastro das ações de extensão foi criado para reduzir os erros de de preenchimento, favorecer o acompanhamento dos cadastros, com dados sistematizados e planilhados e permitir a comparação mais rápida entre o que foi preenchido e o que foi executado, uma vez que também foi criado um formulário eletrônico para os relatório. O formulário conta com 55 perguntas, porém nem todas são obrigatórias. As perguntas que não sao auto explicativas possuem indicações de preenchimento no subtítulo e algumas são preenchidas caso determinada condiçao seja satisfeita:

pergunta 11 - deve ser preenchida no caso de programas multicampi;

pergunta 12 - deve ser preenchida no caso de programas em rede;

pergunta 13 - deve ser preenchida o caso de evento;

perguntas 14, 15, 16, 17 e 18 - devem ser preenchidas no caso de prestação de serviço;

pergunta 22 - deve ser preenchida apenas se a ação mais abrangente for uma aão de extensão;

perguntas 37 a 42 - devem ser preenchidas apenas se houver coordenação adjunta;

pergunta 55 - é de preenchimento opcional.

Todas as numerações citadas nesta resposta referem-se à íntegra do formulário que pode ser encontrada aqui.

Na tela de agradecimento do preenchimento, haverá, no canto superior direito da tela um menu acessível quando se clica em ..., onde será possível encontrar a opção Imprimir formulário. Voê deve escolher imprimir para PDF e anexar o documento ao processo SIPAC. Veja a tela aqui.